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Comment partager les frais de mariage ?

Oh, le nombre d’invités ! Cette tâche apparemment simple est parfois délicate, que vous prévoyiez une réception de mariage ou un événement d’entreprise. Quel que soit le type d’événement que vous planifiez, le nombre d’invités est extrêmement important pour votre traiteur, votre lieu et la planification générale. Pensez-y de cette façon : si vous estimez trop de personnes, vous perdrez de l’argent que vous pourriez dépenser pour d’autres aspects de votre événement. Pire encore, si vous estimez trop peu d’invités, vos invités peuvent repartir un peu affamés avec moins d’entrées dans leur ventre.

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Heureusement, McHale’s Events & Catering possède plus de 50 ans d’expérience dans le domaine de l’événementiel et de la restauration. Nous avons donc quelques astuces dans notre manche lorsqu’il s’agit d’exécuter la tâche difficile du nombre d’invités à un événement. Nous allons les partager avec vous afin que vous puissiez éliminer les conjectures et avoir le décompte le plus précis possible, sans maux de tête. Plongeons dedans !

1. Envoyer des cartes RSVP

La façon traditionnelle d’obtenir un invité anticipé L’estimation consiste à envoyer des cartes RSVP avec les invitations aux événements. Envoyez les invitations et les cartes de RSVP six à huit semaines avant l’événement. Cela donne aux clients de l’extérieur suffisamment de temps pour planifier leur voyage.

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Sur les cartes RSVP, informez les clients qui contacter et à quelle date. Soyez explicite avec cela, et assurez-vous que c’est évident lorsque vous avez besoin de cette jolie petite carte. C’est une bonne idée de fixer la date de RSVP peu après l’envoi des cartes, dans un délai de quelques semaines pour que les voyageurs n’oublient pas ! Nous savons qu’il y a toujours quelques stragglers, alors gardez à l’esprit que vous devrez peut-être passer quelques coups de téléphone pour en arriver au décompte final. C’est inévitable, et en général, vous pouvez deviner quelle famille et quels amis vous devrez retrouver, alors gardez simplement ces noms à l’arrière de votre tête pour être prêt !

2. Fiez-vous à la technologie

Si la plupart de vos clients sont jeunes et férus de technologie, vous pouvez utiliser les outils Web et les réseaux sociaux pour créer votre estimation de clients. Ces méthodes ne vous aideront pas seulement soyez plus précis, mais cela demande également beaucoup moins de travail de votre part pour s’organiser, car les outils le feront pour vous ! Lorsque vous planifiez un événement, peu importe ce que vous pouvez « externaliser » vers la technologie, faites-le !

Tout d’ abord, configurez un formulaire en ligne partageable, tel qu’un formulaire Google, pour suivre les informations des clients. Pour ce faire, vous devrez créer une feuille de calcul dans laquelle vous stockerez les noms, les adresses et le nombre de personnes de chaque famille qui seront présentes. Ensuite, vous allez créer un sondage qui demande les réponses des clients, puis relie les réponses des clients à votre feuille de calcul. Nous savons que cela semble compliqué, mais nous vous promettons que c’est super simple, et une recherche rapide sur Google vous donnera un guide complet étape par étape.

Faites en sorte que le lien vers votre enquête soit facilement accessible aux invités ! Si vous planifiez votre mariage, vous pouvez publier le lien vers le formulaire sur des sites de médias sociaux tels que Facebook (un groupe privé est préférable) ou le site Web de mariage que vous avez envoyé lors de la sauvegarde des dates. Pour les événements d’entreprise, pensez à envoyer une invitation par e-mail avec le lien RSVP sous forme de bouton RSVP. Les invités cliquent sur le formulaire et remplissent les informations, et toutes les informations sont automatiquement stockées dans votre feuille de calcul.

Une autre option consiste à utiliser des ressources telles que The Knot ou WeddingWire pour les mariages, ou Eventbrite, Bizzabo ou CVent pour les RSVP d’entreprise. Ces plateformes disposeront de la technologie dont vous avez besoin pour suivre vos RSVP, quelle que soit l’occasion.

Si certains de vos clients n’utilisent pas d’ordinateurs ou de réseaux sociaux, vous pouvez les contacter individuellement et saisir leur réponse manuellement. Quoi qu’il en soit, c’est beaucoup moins de travail que d’envoyer des cartes RSVP à tout le monde.

3. Utilisez un calcul

Maintenant, dans certains cas, votre traiteur peut vous demander une estimation générale des invités des semaines avant l’événement, ou vous devrez peut-être commander des faveurs personnalisées avec un délai supplémentaire. Si vous n’avez pas encore de compte complet, ne vous inquiétez pas ! Il y a quelques astuces que vous pouvez utiliser pour obtenir un assez bon nombre d’invités, sans stress.

Pour les mariages et événements sociaux…

Pour les clients locaux, prévoyez que 85 % des invités y assistent. N’oubliez pas d’ajouter des conjoints et des enfants s’ils sont invités !

Pour les clients de l’extérieur de la ville, prévoyez 55 % d’entre eux y assistent Toutefois, si la plupart d’entre eux sont de la famille proche qui peut aller jusqu’au loin, votre estimation pourrait être plus élevée, allant jusqu’à 85 %.

Pour simplifier, utilisez l’équation suivante pour obtenir une estimation rapide des clients :

(Nombre d’invités à l’extérieur de la ville x 0,55) (Nombre d’invités locaux x 0,85) = Estimation totale

Pour les événements d’entreprise…

Les événements d’entreprise peuvent être à la fois plus faciles et plus difficiles en termes de calculs ! Si vous prévoyez un déjeuner de participants pendant les heures de travail, vous pouvez parier que la bonne majorité de votre équipe se présente pour le déjeuner gratuit. Comme si vous offrez un petit déjeuner d’entraînement ou une pause collation l’après-midi de retraite. Si vous organisez un événement en dehors des heures de bureau pour les employés et/ou les partenaires, vous pouvez estimer environ De 60 à 70 % y participeront en moyenne. Cette équation est donc un peu plus simple :

(Nombre d’invités locaux x 0,65) = Estimation totale

Vous pouvez toujours obtenir une estimation plus précise au fur et à mesure que le temps passe et que les RSVP commencent à affluer, mais c’est un bon point de départ. Il est important de faire de son mieux pour informer votre traiteur de votre compte final plusieurs semaines avant l’événement. N’oubliez pas qu’il est également important pour vous de pouvoir commander la bonne quantité de faveurs, de cadeaux ou de friandises supplémentaires sur place !

4. Inviter un nombre défini d’invités

Une autre façon de vous assurer d’avoir un décompte précis est de décider du nombre défini d’invités qui peuvent y assister. Créez une liste A d’invités qui correspond à ce nombre. Créez ensuite une liste B de sauvegarde. Invitez d’abord les invités de votre liste A et attendez leur réponse.

Une fois que vous avez découvert combien de personnes ne peuvent pas venir, invitez ce nombre de personnes de votre liste B. De cette façon, vous n’aurez pas beaucoup de surprises inattendues en termes de nombre de invités !

Ne laissez pas le nombre d’invités à l’événement vous faire baisser

Il est facile de laisser quelque chose comme le fait d’avoir un nombre précis d’invités vous stresser. Mais avec tous les outils et stratégies que nous avons partagés aujourd’hui, vous pouvez avoir une estimation précise du nombre de clients en un rien de temps ! L’équipe de planification d’événements de McHale peut vous aider à trouver tous les détails et à concevoir le menu parfait pour épater tous les invités présents à votre mariage ou à votre événement. Dischons-nous !